用人单位应建立并保持程序，控制本规范所要求的所有文件和资料，以满足下列要求：

(1）文件和资料易于查询；

(2）对它们进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性；

(3）所有对职业安全健康管理体系有效运行具有重要作用的岗位，都能得到有关文件和资料的现行版本；

(4）及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；

根据法律、法规的要求和（或）保存知识的目的，留存的档案性文件和资料应予以适当标识。